Gouvernance Internationale de SPX

Statuts officiels et cadre de gouvernance
Association internationale à but non lucratif

« SHARED PATIENT EXPERIENCE »
Association Sans But Lucratif
A 4180 Hamoir, rue de la Tour 13
0728.543.244 RPM Liège division Huy

L’AN DEUX MILLE VINGT-SIX

Le $

A Ixelles, en l’Etude, boulevard de la Plaine, 11.

Par devant Nous, Maître Olivier BROUWERS, Notaire à Ixelles.

In Ixelles, at the office, boulevard de la Plaine, 11.

Before us, Maître Olivier BROUWERS, Notary in Ixelles.

S’EST RÉUNIE

L’assemblée générale extraordinaire des membres de l’association sans but lucratif « SHARED PATIENT EXPERIENCE », ayant son siège à 4180 Hamoir, rue de la Tour, 13, inscrite au registre des personnes morales de Liège, division Huy, sous le numéro d’entreprise 0728.543.244.

Association constituée aux termes d’un acte sous signature privée daté du 5 juin 2019, publié aux Annexes du Moniteur belge du 19 juin suivant, sous le numéro 19321824, et dont les statuts ont été modifiés suivant procès-verbal d’assemblée générale sous signature privée datée du 23 juin 2022, publié aux Annexes du Moniteur belge du 27 juin 2023, sous le numéros 23082979.

BUREAU

La séance est ouverte à $ sous la présidence de $, plus amplement qualifié ci-après.

Il désigne en qualité de secrétaire : $

Ils feront tous deux office de scrutateurs.

COMPOSITION DE L’ASSEMBLEE

Sont présents ou représentés les membres dont les noms, prénoms et domicile de chacun d’eux sont mentionnés $ ci-après $ dans la liste des présences qui restera ci-annexée :

Sont également présents ou représentés les administrateurs de l’association, à savoir : $, nommé à cette fonction aux termes $

$ En conséquence, la comparution devant Nous, Notaire, est arrêtée comme en la liste de présence précitée, à laquelle les parties déclarent se référer ; cette liste de présence, signée par le Président et le Secrétaire, qui l’ont reconnue exacte, a été revêtue d’une mention d’annexe signée par Nous, Notaire.

Les procurations mentionnées en ladite liste de présence demeureront annexés à ladite liste de présence.

PROCURATION(S)

EXPOSE DU PRESIDENT

Le Président expose et requiert le Notaire soussigné d’acter que :

A.- La présente assemblée a pour ORDRE DU JOUR :

1° Rapports préalables à la transformation de l’association en association internationale sans but lucratif.

a) Conformément à l’article 14 :47 du Code des sociétés et associations, rapport de l’organe d’administration justifiant la proposition de transformation de l’association ; à ce rapport est joint un état résumant la situation active et passive de la société, arrêté au 31 mars 2026.

b) Conformément à l’article 14 :47 du Code des sociétés et associations, rapport de $, réviseur/expert-comptable externe sur l’état résumant la situation active et passive de la société joint au rapport de l’organe d’administration.

2° Transformation de l’association en association internationale sans but lucratif.

3° Adoption d’une dénomination abrégée.

4° Adaptation de la rédaction du but et des activités de l’association.

5° Adoption des statuts d’une association internationale sans but lucratif conformes au Code des sociétés et des associations.

6° Adresse du siège.

7° [SOIT] Maintien du mandat du/des administrateur(s) en fonction.

[SOIT] Démissions et nominations.

8° Pouvoirs à conférer pour l’exécution des résolutions à prendre sur les objets qui précèdent.

B.- L’association compte actuellement $ membres.

Il résulte de la composition de l’assemblée que tous les membres sont représentées. En outre, l’administrateur est présent ou représenté et/ou a renoncé aux formalités de convocation prévues par le Code des Sociétés et des Associations.

La présente assemblée est donc légalement constituée et peut délibérer et statuer valablement sur tous les points à l’ordre du jour sans qu’il doive être justifié de l’accomplissement des formalités relatives aux convocations.

C.- Pour être admises, les propositions à l’ordre du jour doivent réunir le nombre de voix requis par la loi et les statuts.

D.- Chaque membre dispose d’une voix.

CONSTATATION DE LA VALIDITÉ DE L’ASSEMBLÉE

L’exposé du président est reconnu exact par l’assemblée, celle-ci se reconnaît valablement constituée et apte à délibérer sur les objets à l’ordre du jour.

DÉLIBÉRATIONS

L’assemblée aborde l’ordre du jour et, après avoir délibéré, prend les résolutions suivantes à l’unanimité :

Première résolution : Rapports préalables à la transformation de l’association en association internationale sans but lucratif.

A l’unanimité, l’assemblée dispense le président de donner lecture du rapport de l’organe d’administration dont question à l’article 14 :47 du Code des sociétés et associations justifiant la proposition de transformation d’association, de l’état y annexé, ainsi que du rapport de $, réviseur d’entreprise/expert-comptable externe précité, sur l’état joint au rapport de l’organe d’administration, dont question à l’article 14 :47 du Code des sociétés et associations

Chaque membre reconnaît en outre avoir reçu une copie de ces documents et en avoir pris connaissance.

Le rapport de $, réviseur d’entreprise/expert-comptable externe conclut dans les termes suivants :

« $ »

Un exemplaire de ces rapports et état demeure ci-annexé.

Vote : cette résolution est adoptée à l’unanimité.

Deuxième résolution : transformation de l’association en association internationale sans but lucratif.

En application de l’article 14 :46 du Code des sociétés et des associations, l’assemblée générale décide de modifier la forme de l’association sans changement de sa personnalité juridique et d’adopter la forme de l’association internationale sans but lucratif.

Les réserves demeurent intactes de même que tous les éléments d’actif et de passif, les amortissements, les moins-values et les plus-values et l’association internationale sans but lucratif continuera les écritures et la comptabilité tenues par l’association sans but lucratif.

L’association internationale sans but lucratif conserve le numéro d’entreprise de l’association sans but lucratif, soit le numéro 0728.543.244.

La transformation se fait sur base de la situation active et passive de la société, arrêtée au $ 2026 dont un exemplaire est inclus dans le rapport de $, réviseur d’entreprise/expert-comptable.

Toutes les opérations faites depuis cette date par l’association sans but lucratif sont réputées réalisées pour compte de l’association internationale sans but lucratif.

Vote : cette résolution est adoptée à l’unanimité.

Troisième résolution : Adoption d’une dénomination abrégée.

L’assemblée générale décide d’adopter, en complément à sa dénomination complète une dénomination abrégée pour l’association, à savoir « SPX ».

Vote : cette résolution est adoptée à l’unanimité.

Quatrième résolution : Modification du but et des activités de l’association.

Afin de mettre sa rédaction en conformité avec le Code des sociétés et des associations et de lui permettre d’entreprendre à titre accessoire des opérations commerciales, industrielles ou financières, mobilières ou immobilières, l’assemblée générale décide de modifier comme suit l’article des statuts relatif au but et aux activités de l’association :

« L’association a pour but désintéressé d’utilité internationale : de développer, promouvoir, diffuser et soutenir toute initiative visant à améliorer et à valoriser l’expérience des patients (au sens large du terme) au sein des services de santé et des secteurs médico-sociaux, quelle que soit leur situation de prise en charge et ce, dans tous les contextes nationaux et culturels.

Dans le cadre de cet objet, l’Association agit dans un esprit de partage et selon une approche pragmatique.

Afin de réaliser ce but désintéressé, l’association a pour objet les activités qui suivent, tant en Belgique qu’à l’étranger, pour compte propre ou compte de ses membres :

Promotion et Développement

Promouvoir toute initiative destinée à optimiser et/ou parfaire l’expérience des patients, tant dans les secteurs publics que privés, quel que soit le pays concerné.
Contribuer à la conception, à l’analyse, au développement et à l’évaluation de tout modèle de prise en charge concernant les patients, en favorisant les échanges interculturels et interdisciplinaires.

Écoute et Inclusion de la voix des patients

Recueillir toutes les formes de témoignages des patients, de leurs proches, des aidants, etc.
Promouvoir et motiver à l’utilisation d’outils de recueil, tels que des PREMs, des PROMs, etc.

Capitalisation et Diffusion des connaissances

Collecter, produire et diffuser largement des ressources et connaissances (documents, initiatives, programmes, outils, expériences pratiques, formations, etc.) relatives à l’expérience patient.
Mettre en place et animer des groupes de travail thématiques (réflexion, conception de formations, accompagnement d’institutions, etc.), et organiser des événements de partage (congrès, conférences, webinaires, ateliers, visites d’institutions, etc.) afin de diffuser les bonnes pratiques et stimuler l’innovation en matière d’expérience patient.

Recherche et Expertise

Soutenir, encourager et réaliser tout projet de recherche (qu’il soit académique, clinique ou organisationnel) portant sur l’expérience patient, qu’il soit financé ou non.
Mettre en place des groupes de travail thématiques composés de membres de l’Association pour mener des réflexions, des études de terrain et des évaluations.

Formation et Renforcement des Compétences

Élaborer et dispenser des programmes de formation, de mentorat et de coaching destinés aux professionnels de santé, aux gestionnaires d’établissements et aux représentants d’institutions internationales.
Accompagner les organisations, établissements de soins et structures partenaires dans la mise en œuvre et le suivi de politiques ou de projets d’amélioration de l’expérience patient.

Partenariats et Collaborations

Accompagner et collaborer avec d’autres associations internationales analogues, des associations intergouvernementales, ONG, universités, des thinktanks, universités, institutions publiques ou privées et réseaux internationaux œuvrant dans des domaines similaires ou complémentaires, en vue d’améliorer et de diffuser l’expérience patient.
Conclure toutes conventions, contrats, marchés et alliances, qu’ils soient rémunérés ou non, avec toute personne physique ou morale, ainsi qu’avec tout organisme public ou privé, national ou international, pour la mise en œuvre de ses activités et projets.
Répondre aux appels à projets de la direction générale de la santé de la Commission européenne.
Participer à toutes les initiatives et actions de l’OMS en lien avec l’expérience patient.

Ressources et Gestion Patrimoniale

Acquérir, posséder, en pleine propriété ou en jouissance, tous biens mobiliers et immobiliers nécessaires ou utiles à la réalisation de ses objectifs, et les gérer de manière autonome, y compris les aliéner ou en céder l’usage.
Obtenir et gérer tous financements (cotisations, subventions, dons, sponsoring, recettes de formations et événements) et, le cas échéant, exercer des activités lucratives accessoires strictement liées à son objet statutaire.

Elle dispose, d’une manière générale, d’une pleine capacité juridique pour accomplir tous les actes et opérations ayant un rapport direct ou indirect avec son objet ou qui seraient de nature à faciliter directement ou indirectement, entièrement ou partiellement, la réalisation de cet objet ; elle peut ainsi accomplir également toutes opérations économiques, mobilières ou immobilières, dans le respect des conditions et/ou des limites prévues par les articles 181 et 182 du Code des Impôts sur le Revenu.

Elle ne peut toutefois distribuer ni procurer directement ou indirectement un quelconque avantage patrimonial à ses fondateurs, ses membres, ses administrateurs ni à toute autre personne, sauf dans le but désintéressé déterminé par les statuts.

Elle peut s’intéresser par voie d’association, d’apport, de fusion, d’intervention financière ou autrement dans toutes sociétés, associations ou entreprises dont l’objet est identique, analogue ou connexe au sien ou susceptible de favoriser les buts et activités décrits ci-avant.

Elle peut exercer les fonctions d’administrateur ou liquidateur dans d’autres associations.

Elle peut se porter garant ou fournir des sûretés réelles pour des personnes morales dont l’objet est identique, analogue ou connexe au sien ou susceptible de favoriser les activités et buts décrits ci-avant, au sens le plus large. »

Vote : cette résolution est adoptée à l’unanimité

Cinquième résolution : Adoption des statuts d’une association internationale sans but lucratif conformes au Code des sociétés et des associations.

Comme conséquence des résolutions précédentes, l’assemblée générale décide d’adopter des statuts complètement nouveaux, qui sont en concordance avec le Code des sociétés et des associations.

L’assemblée générale déclare et décide que le texte des nouveaux statuts est rédigé comme suit :

PRÉAMBULE

L’Association a pour vocation de promouvoir, dans une perspective internationale et dans tous les domaines concernant les patients, la prise en compte effective de la voix, des besoins, des attentes et de l’expérience vécue des patients, y compris lorsque les patients ne sont pas en mesure de les exprimer directement.

Dans ce cadre, l’Association poursuit un objectif d’intérêt général visant à améliorer l’organisation, la qualité et l’efficacité des systèmes de soins et des parcours de santé, en favorisant une meilleure intégration de l’expérience patient dans les pratiques des professionnels de santé, des institutions de soins, des autorités publiques et de l’ensemble des acteurs concernés.

L’Association agit dans l’intérêt collectif de ses membres et entend contribuer à la réflexion, au développement et à la diffusion de bonnes pratiques en matière d’expérience patient. Elle favorise les échanges, la coopération et le partage de connaissances entre les professionnels, institutions et organisations concernés par les soins aux patients, ainsi qu’entre les différentes disciplines et secteurs impliqués dans les parcours de santé.

À cette fin, l’Association peut notamment encourager la recherche, l’analyse et la diffusion de connaissances, soutenir l’élaboration d’études et de recommandations, organiser ou promouvoir des conférences, colloques, ateliers, publications ou autres initiatives scientifiques ou professionnelles, et contribuer aux débats publics et institutionnels relatifs à l’évolution des systèmes de santé et à l’amélioration de l’expérience patient.

L’Association peut également représenter les intérêts collectifs de ses membres auprès d’organisations nationales et internationales, d’autorités publiques, d’institutions européennes ou internationales, ainsi que de toute instance ou organisme concerné par les politiques de santé, les pratiques de soins et l’organisation des systèmes de santé.

Dans l’ensemble de ses activités, l’Association agit sans but lucratif et poursuit exclusivement des objectifs d’intérêt collectif. Les éventuels excédents réalisés dans le cadre de ses activités sont intégralement affectés à la réalisation de son objet social et ne peuvent en aucun cas être distribués à ses membres.

TITRE I : FORME LÉGALE – DÉNOMINATION – SIÈGE – OBJET – DURÉE

Article 1. Nom et forme

L’association revêt la forme d’une association internationale sans but lucratif.

Elle est dénommée « SHARED PATIENT EXPERIENCE », en abrégé « SPX ».

Les dénominations complète et abrégée peuvent être utilisées ensemble ou séparément.

Article 2. Siège

Le siège est établi en Région de Bruxelles-Capitale.

Il peut être transféré en tout endroit de la Région de Bruxelles-Capitale ou de la région de langue française de Belgique, par simple décision de l’organe d’administration qui a tous pouvoirs aux fins de faire constater authentiquement la modification statutaire éventuelle qui en résulte, sans que cela ne puisse entraîner une modification de la langue des statuts

Article 3. But désintéressé et objet

L’association a pour but désintéressé d’utilité internationale : de développer, promouvoir, diffuser et soutenir toute initiative visant à améliorer et à valoriser l’expérience des patients (au sens large du terme) au sein des services de santé et des secteurs médico-sociaux, quelle que soit leur situation de prise en charge et ce, dans tous les contextes nationaux et culturels.

Dans le cadre de cet objet, l’Association agit dans un esprit de partage et selon une approche pragmatique.

Afin de réaliser ce but désintéressé, l’association a pour objet les activités qui suivent, tant en Belgique qu’à l’étranger, pour compte propre ou compte de ses membres :

Promotion et Développement

Promouvoir toute initiative destinée à optimiser et/ou parfaire l’expérience des patients, tant dans les secteurs publics que privés, quel que soit le pays concerné.
Contribuer à la conception, à l’analyse, au développement et à l’évaluation de tout modèle de prise en charge concernant les patients, en favorisant les échanges interculturels et interdisciplinaires.

Écoute et Inclusion de la voix des patients

Recueillir toutes les formes de témoignages des patients, de leurs proches, des aidants, etc.
Promouvoir et motiver à l’utilisation d’outils de recueil, tels que des PREMs, des PROMs, etc.

Capitalisation et Diffusion des connaissances

Collecter, produire et diffuser largement des ressources et connaissances (documents, initiatives, programmes, outils, expériences pratiques, formations, etc.) relatives à l’expérience patient.
Mettre en place et animer des groupes de travail thématiques (réflexion, conception de formations, accompagnement d’institutions, etc.), et organiser des événements de partage (congrès, conférences, webinaires, ateliers, visites d’institutions, etc.) afin de diffuser les bonnes pratiques et stimuler l’innovation en matière d’expérience patient.

Recherche et Expertise

Soutenir, encourager et réaliser tout projet de recherche (qu’il soit académique, clinique ou organisationnel) portant sur l’expérience patient, qu’il soit financé ou non.
Mettre en place des groupes de travail thématiques composés de membres de l’Association pour mener des réflexions, des études de terrain et des évaluations.

Formation et Renforcement des Compétences

Élaborer et dispenser des programmes de formation, de mentorat et de coaching destinés aux professionnels de santé, aux gestionnaires d’établissements et aux représentants d’institutions internationales.
Accompagner les organisations, établissements de soins et structures partenaires dans la mise en œuvre et le suivi de politiques ou de projets d’amélioration de l’expérience patient.

Partenariats et Collaborations

Accompagner et collaborer avec d’autres associations internationales analogues, des associations intergouvernementales, ONG, universités, des thinktanks, universités, institutions publiques ou privées et réseaux internationaux œuvrant dans des domaines similaires ou complémentaires, en vue d’améliorer et de diffuser l’expérience patient.
Conclure toutes conventions, contrats, marchés et alliances, qu’ils soient rémunérés ou non, avec toute personne physique ou morale, ainsi qu’avec tout organisme public ou privé, national ou international, pour la mise en œuvre de ses activités et projets.
Répondre aux appels à projets de la direction générale de la santé de la Commission européenne.
Participer à toutes les initiatives et actions de l’OMS en lien avec l’expérience patient.

Ressources et Gestion Patrimoniale

Acquérir, posséder, en pleine propriété ou en jouissance, tous biens mobiliers et immobiliers nécessaires ou utiles à la réalisation de ses objectifs, et les gérer de manière autonome, y compris les aliéner ou en céder l’usage.
Obtenir et gérer tous financements (cotisations, subventions, dons, sponsoring, recettes de formations et événements) et, le cas échéant, exercer des activités lucratives accessoires strictement liées à son objet statutaire.

Elle peut exercer les fonctions d’administrateur ou liquidateur dans d’autres associations.

Article 4. Durée

L’association est constituée pour une durée illimitée.

TITRE II : MEMBRES

Article 5. Catégories de membres

1^er. L’association est composée de membres assimilés aux membres fondateurs et de membres effectifs.

Le nombre de membres ne peut être inférieur à dix (10).

Les personnes physiques ou morales qui sont disposées à reconnaître, promouvoir et soutenir le but de l’Association sont éligibles pour devenir membres de l’Association.

2. Sont membres assimilés aux membres fondateurs:

– ceux qui ont pris l’initiative de créer l’association et ont rédigé les présents statuts.

Les membres assimilés aux membres fondateurs veillent à la cohérence entre la conduite de la stratégie et la mission et les valeurs définis pour l’Association. Les membres assimilés aux membres fondateurs ont le droit de porter ce titre tant que l’association poursuit ses activités en respectant l’objet initial.

Les membres assimilés aux membres fondateurs sont des membres effectifs. Ils deviennent automatiquement administrateurs, sauf s’ils expriment leur volonté contraire.

3. Sont membres effectifs:

– les membres assimilés aux membres fondateurs ainsi qu’il est dit ci-avant ;

– personnes physiques et morales (y compris des patients et associations de patients) qui remplissent les critères suivants :

Ne pas être en désaccord avec le but, les missions et les valeurs de l’Association.
Vouloir contribuer à l’objet de l’Association.
Accepter de partager les pratiques et les connaissances.
4. Les membres effectifs jouissent de la plénitude des droits accordés aux membres par le Code des sociétés et des associations ou par les présents statuts.

Ils disposent du droit d’assister et de voter aux réunions de l’assemblée générale en personne ou par l’intermédiaire de leur représentant de membre effectif désigné conformément aux présents statuts.

Les membres effectifs ont le droit à postuler en tant qu’administrateur si un siège est vacant.

L’adhésion en tant que membre effectif comprend, entre autres, le droit à des réductions sur les activités payantes de l’association.

Les membres effectifs ont des obligations d’adhésion suivantes :

Contribuer, selon leurs moyens, à la réalisation du but et des activités de l’association, participer à la vie associative.
S’abstenir de toute action susceptible de nuire à son but ou ses activités, ou l’indépendance ou la réputation de l’association.
5. Les membres effectifs n’encourent aucune responsabilité personnelle pour les dettes ou tout autre engagement de l’Association, ni pour tout autre responsabilité de quelque nature qu’elle soit.

Article 6. Admission des membres

1^er. La demande d’adhésion en tant que membre effectif se réalise via le formulaire d’adhésion en ligne ou par courrier électronique auprès du secrétariat, pour examen par le bureau exécutif.
2. La demande comprend les coordonnées de la personne physique ou morale et l’acceptation des présents statuts.
3. Le bureau exécutif dispose du pouvoir entier et discrétionnaire de décider si le statut de membre effectif doit être accordé. Le bureau exécutif n’est pas tenu de justifier sa décision (aucun recours ne peut être formé contre la décision du bureau exécutif).

Article 7. Cotisations des membres

1^er. Les membres acquittent une cotisation annuelle dont le montant et, le cas échéant, les tranches tarifaires sont fixées chaque année par l’assemblée générale, sur proposition du bureau exécutif, en séance d’approbation du budget annuel.
2. Les cotisations sont exigibles, au plus tard, endéans le mois anniversaire d’entrée du membre dans l’association.
3. Sur proposition du bureau exécutif, l’assemblée générale peut accorder, pour toute catégorie, des dispenses totales ou partielles de cotisation, ainsi que déterminer les modalités de paiement (échelonnement, paiement unique, etc.). L’assemblée générale peut instituer autant de catégories de cotisation que nécessaire.
4. Les montants perçus au titre des cotisations constituent des ressources propres de l’association et y sont affectés.

Article 8. Fin de l’adhésion des membres

1^er. L’adhésion en tant que membre effectif prend fin conformément aux présents statuts ou par dissolution de l’association.
2. Tout membre effectif a le droit de démissionner à tout moment, en envoyant un courrier électronique au secrétariat de l’association.
3. Un membre effectif qui ne paie pas sa cotisation dans les délais impartis est réputé démissionnaire.
4. L’adhésion en tant que membre effectif prend automatiquement fin par décès ou perte de capacité juridique si le membre concerné est une personne physique.

L’adhésion en tant que membre effectif prend automatiquement fin par dissolution, faillite ou réorganisation judiciaire si le membre concerné est une personne morale.

5. Le bureau exécutif est autorisé à exclure un membre effectif à la demande d’au moins trois membres effectifs ou dans les cas suivants :
En cas de violation grave par ce membre effectif des dispositions des présents statuts, de tout autre règlement de l’association.
Si la conduite de ce membre effectif est déshonorante ou contraire au but de l’association.
6. L’exclusion d’un membre effectif est prononcée par le bureau exécutif à la majorité des voix des membres effectifs présents ou représentés à la réunion. La décision prend cours à partir de la date de décision. Le membre effectif exclu est immédiatement informé par courrier électronique.
7. Un membre effectif démissionnaire ou exclu ne peut prétendre aux avoirs de l’association et ne peut réclamer le remboursement des cotisations qu’il a versées.
8. Un membre effectif démissionnaire ou exclu ne peut réclamer ou requérir, ni relevé, ni reddition de comptes, ni apposition de scellés, ni inventaire.

TITRE III : ADMINISTRATION – CONTRÔLE

Article 9. Composition du conseil d’administration

1^er. L’association est administrée par un conseil composé au moins de dix (10) membres effectifs et au plus de trente (30) membres effectifs.

La composition du conseil d’administration se répartit comme suit :

Onze (11) membres effectifs fondateurs, administrateurs de plein droit ;
Les autres administrateurs (19) élus par l’assemblée générale, dans la limite de trente (30) au total.
2. Les administrateurs sont nommés par l’assemblée générale pour une durée de quatre (4) ans au plus.

Toutefois, par dérogation à ce qui précède, la durée du premier mandat (courant à compter de la constitution de l’association) des membres assimilés aux membres fondateurs sera de six (6) ans.

3. Le membre exerçant en tant que professionnel au sein d’un établissement de santé, est prioritaire par rapport aux autres afin de maintenir, autant que possible, une majorité de membres actifs de terrain.
4. Les administrateurs sortants sont rééligibles, sans limitation de renouvellement.

Le mandat des administrateurs sortants qui ne sont pas réélus, cesse immédiatement après l’assemblée générale qui a procédé à la réélection.

5. Le mandat d’un administrateur peut être suspendu s’il ne donne pas suite à la demande du conseil d’administration ou d’une personne déléguée par celui-ci en vue d’obtenir les renseignements ou documents le concernant dans le cadre des publications au Moniteur belge ou du registre UBO.
6. Le mandat d’un administrateur prend fin par décès ou perte de la capacité juridique si l’administrateur est une personne physique ; par dissolution, faillite ou réorganisation judiciaire si l’administrateur est une personne morale ; par démission, révocation par l’assemblée générale, ou expiration du mandat.
7. Chaque administrateur est libre de démissionner à tout moment en adressant un avis formel par courrier électronique au président de l’association.

(ajouter éventuellement : Il peut lui-même faire tout ce qui est nécessaire pour rendre la fin de son mandat opposable aux tiers.

Tout administrateur est tenu de continuer à exercer sa mission après sa démission jusqu’à ce qu’il ait été pourvu en son remplacement au terme d’une période raisonnable.)

8. Lorsqu’une personne morale assume un mandat de membre du conseil d’administration, elle désigne une personne physique comme représentant permanent chargé de l’exécution de ce mandat au nom et pour le compte de cette personne morale.

Article 10. Présidence du conseil d’administration

Le conseil d’administration élit parmi ses membres un président.

Le conseil peut également nommer un vice-président, un trésorier et/ou un secrétaire. Il peut également créer de nouveaux postes si nécessaire.

Article 11. Convocation du conseil d’administration

1^er. Le conseil d’administration se réunit au moins quatre (4) fois par an et aussi souvent qu’il le juge nécessaire à la demande du président ou de deux (2) administrateurs, en présentiel ou par vidéo-conférence.
2. La convocation est envoyée par courrier électronique, par le secrétaire, au nom du président. La convocation indique l’ordre du jour, la date, l’heure, le lieu et le mode de la tenue de la réunion ; elle est envoyée, au minimum, quinze (15) jours à l’avance. Les pièces justificatives sont envoyées à tous les administrateurs au moins cinq (5) jours calendrier avant la réunion.
3. Les administrateurs ont le droit de proposer des points à l’ordre du jour jusqu’à sept (7) jours calendrier avant la réunion.
4. Le conseil d’administration est présidée par le président ou, en cas de son absence, par le vice-président.
5. Des experts ou des invités peuvent être conviés par le président ou les administrateurs à assister à la réunion.

Article 12. Délibérations du conseil d’administration

1^er. Chaque administrateur dispose d’une voix.

Chaque administrateur peut être représenté à la réunion par un autre administrateur par procuration écrite au secrétariat, avant la réunion. Chaque administrateur ne peut détenir qu’une seule procuration.

2. Les invités et experts qui assistent à la réunion n’ont pas droit de vote.
3. Le conseil d’administration est réputé valablement constituée et dispose du quorum nécessaire pour statuer lorsqu’au moitié des administrateurs sont présents, virtuellement présents ou représentés à la réunion.
4. Le conseil d’administration ne peut délibérer et statuer valablement sur des points qui ne figurent pas à l’ordre du jour que si tous ses membres sont présents à la réunion et donnent leur consentement.
5. Les décisions sont prises à la majorité simple des voix des administrateurs présents. En cas de partage, la voix du président (ou du vice-président en l’absence du président) est prépondérante. Les délibérations sont consignées dans un registre numérique des procès-verbaux (cloud sécurisé, signature électronique, PDF horodaté), signé par le président et le secrétaire.
6. Pour des questions urgentes, une procédure de décision écrite via courrier électronique peut être lancée par le président. Les décisions du conseil d’administration devront alors être prises par consentement unanime de tous les administrateurs, exprimé par écrit.

Article 13. Conflit d’intérêt

Si un administrateur a un intérêt personnel direct ou indirect concernant une décision ou une opération du conseil d’administration, ledit administrateur doit informer le conseil d’administration avant toute prise de décision, quitter la réunion et abandonner son droit de vote pour cette décision.

Article 14. Procès-verbaux du conseil d’administration

1^er. Les décisions de l’assemblée générale sont rédigées dans un procès-verbal et consignées dans un registre numérique des procès-verbaux (cloud sécurisé, signature électronique, PDF horodaté), signé par le président de l’association.
2. Une copie du procès-verbal est envoyé à chaque administrateur par courrier électronique.

Article 15. Pouvoirs de l’organe d’administration

1^er. Le conseil d’administration a le pouvoir d’accomplir tous les actes de gestion, d’administration et de représentation nécessaires ou utiles à la réalisation de l’objet et du but de l’association, à l’exception de ceux que la loi ou les présents statuts réserve à l’assemblée générale.
2. Le conseil d’administration prend des décisions de façon indépendante dans le cadre de ses pouvoirs, ce qui inclut, sans s’y limiter :
La préparation des réunions de l’assemblée générale et la mise en œuvre des décisions ;
L’organisation et le contrôle de la comptabilité conformément à la loi belge ;
La préparation des comptes annuels et de tous rapports de gestion en vue de leur approbation par l’assemblée générale ;
La préparation du budget en vue de l’approbation par l’assemblée générale ;
La signature de tous les actes et contrats ; le fait de transiger, acquérir, échanger, aliéner ou hypothéquer des biens meubles ou immeubles, emprunter, contracter des baux, accepter legs, subsides, dons et transferts, ouvrir et opérer tout compte bancaire, etc ;
Représenter et engager l’Association dans tous les actes judiciaires et extrajudiciaires ;
La modification des statuts.

Seules doivent être reçues par acte authentique les modifications des statuts portant sur les éléments suivants :

– les attributions, le mode de convocation et le mode de décision de l’assemblée générale de l’association, ainsi que les conditions dans lesquelles ses résolutions sont portées à la connaissance de ses membres ;

– les conditions de modification des statuts ;

– les conditions de dissolution et de liquidation de l’association et le but désintéressé auquel l’association doit affecter son patrimoine en cas de dissolution.

En outre, toute modification des statuts ayant trait à la description précise du but désintéressé que poursuit l’association et des activités qui constituent son objet doit être approuvée par Arrêté Royal.

3. Sans préjudice du pouvoir de représentation général du conseil d’administration comme collège, l’association est valablement engagée, en et hors justice, par tous les actes qui sont signés par deux administrateurs agissant conjointement. Ils ne doivent pas présenter la preuve de leurs pouvoirs aux tiers.

Article 16. Rémunération des administrateurs

1^er. Tous les mandats au sein du conseil d’administration sont exercés à titre gratuit. Sauf si décidé autrement par l’assemblée générale ou dans les présents statuts, les administrateurs n’ont droit à aucune rémunération en contrepartie de leurs fonctions.
2. Les frais de fonctionnement (déplacement, logement, repas, etc) seront pris en charge par l’Association à la hauteur de ce qui est raisonnablement possible et sur base d’une validation à priori du bureau exécutif.

Article 17. Gestion journalière – Bureau Exécutif

1^er. Le conseil d’administration peut déléguer la gestion journalière de l’association, pour une durée indéterminée à plusieurs personnes physiques, administrateurs, qui peuvent agir ensemble ou séparément.
2. Le bureau exécutif se compose, au minimum, du président, du vice-président, du secrétaire.
3. Ensemble, ils forment le bureau exécutif dont la gestion journalière comprend les actes et les décisions concernant l’activité de l’Association et ne justifiant pas l’intervention du conseil d’administration.

La gestion journalière comprend aussi bien les actes et les décisions qui n’excèdent pas les besoins de la vie quotidienne de l’association que les actes et les décisions qui, soit en raison de l’intérêt mineur qu’ils représentent, soit en raison de leur caractère urgent, ne justifient pas l’intervention du conseil d’administration.

4. Les délégués à la gestion journalière peuvent, en ce qui concerne cette gestion, attribuer des mandats spéciaux à tout mandataire.
5. Le conseil d’administration fixe les attributions et rémunérations éventuelles pour les délégués à la gestion journalière. Il peut révoquer en tout temps leurs mandats.

Article 18. Contrôle de l’association

1^er. L’Association peut confier le contrôle des comptes annuels à un commissaire parmi les membres de l’institut belge des réviseurs d’entreprises.
2. Lorsque la loi l’exige et dans les limites qu’elle prévoit, le contrôle de l’association est assuré par un ou plusieurs commissaires, nommés pour trois ans et rééligibles.
3. L’assemblée générale détermine le cas échéant la rémunération du commissaire.

TITRE IV : ASSEMBLEE GENERALE

Article 19. Composition

1^er. L’assemblé générale est composée de tous les membres effectifs, en ordre de cotisation.
2. Chaque membre effectif qui n’est pas une personne physique doit désigner une personne physique pour agir en tant que son représentant. Le membre effectif peut changer son représentant en adressant un avis par courrier électronique au secrétariat de l’Association.
3. Sous réserve d’acceptation par le conseil d’administration, des observateurs peuvent assister et ont le droit de prendre la parole à la réunion de l’assemblée générale.

Article 20. Pouvoirs

L’assemblée générale exerce les pouvoirs qui lui sont conférés par la loi et les présents statuts.

Ceci comprend notamment les compétences suivantes qui seront exercées par l’assemblée générale :

1° la nomination et la révocation des administrateurs et la fixation de leurs pouvoirs et de leur rémunération dans les cas où une rémunération leur est attribuée ;

2° la nomination et la révocation du commissaire et la fixation de sa rémunération ;

3° la décharge à octroyer aux administrateurs et au commissaire, ainsi que, le cas échéant, l’introduction d’une action de l’association contre les administrateurs et les commissaires ;

4° l’approbation des comptes annuels, y compris le bilan et le compte de résultats de l’exercice social précédent ;

5° l’approbation du budget annuel, y compris toute modification de celui-ci ;

6° la dissolution de l’association ;

7° tous les autres cas où la loi ou les présents statuts l’exigent.

Article 21. Tenue et convocation

1^er. Il est tenu chaque année, au siège ou tout autre endroit mentionné dans la convocation, une assemblée générale ordinaire dans le courant du mois de mai.

Une seconde assemblée générale se tiendra également chaque année dans le courant du mois de novembre en vue de l’approbation du budget annuel.

2. En outre, le conseil d’administration et, le cas échéant, le commissaire, doit convoquer l’assemblée générale dans les cas prévus par la loi ou les présents statuts, ainsi que chaque fois que l’intérêt de l’association l’exige ou lorsqu’au moins un cinquième des membres effectifs en fait la demande.
3. Le conseil d’administration fixe la date et l’ordre du jour. Le président envoie la convocation, au format électronique, au nom du conseil d’administration à tous les membres effectifs, administrateurs, réviseur ou commissaire, au minimum quinze (15) jours calendrier avant la réunion. La convocation indique l’ordre du jour, la date, l’heure, le lieu et le mode de la tenue de l’assemblée générale. Les pièces justificatives sont envoyées aux membres effectifs au moins cinq (5) jours calendrier avant la réunion.
4. L’assemblée générale ne peut délibérer que sur les points inscrits à l’ordre du jour sauf si toutes les personnes à convoquer sont présentes ou représentées, et, dans ce dernier cas, si les procurations le mentionnent expressément.
5. L’assemblée générale est présidée par le président ou, en cas de son absence, par le vice-président ou un autre membre effectif désigné par l’assemblée générale comme président de la réunion.

Article 22. Délibérations

1^er. Chaque membre effectif en ordre de cotisation dispose d’une voix égale à l’assemblée générale.
2. Les observateurs n’ont pas droit de vote.
3. Tout membre effectif peut être représenté par un autre membre effectif par procuration.
4. Chaque membre effectif peut détenir un nombre illimité de procurations.
5. Le vote se fait par voie électronique en temps réel.
6. L’assemblée générale est réputée valablement constituée et dispose du quorum nécessaire pour statuer lorsqu’au moins un/cinquième (1/5) des membres effectifs est présente ou représentée à la réunion.
7. L’organe d’administration peut prévoir la possibilité pour les membres de participer à distance à l’assemblée générale grâce à un moyen de communication électronique mis à disposition par l’association, dans le respect de l’article 10 :7/1, §1^er, du Code des Sociétés et des Associations.

Les membres qui participent de cette manière à l’assemblée générale sont réputés présents à l’endroit où se tient l’assemblée générale pour le respect des conditions de présence et de majorité.

Ce moyen de communication doit au moins permettre aux membres participants de prendre connaissance, de manière directe, simultanée et continue, des discussions au sein de l’assemblée et d’exercer leur droit de vote sur tous les points sur lesquels l’assemblée est appelée à se prononcer. Le moyen de communication électronique doit en outre permettre aux membres de participer aux délibérations et de poser des questions.

La convocation à l’assemblée générale contiendra une description claire et précise des procédures relatives à la participation à distance.

Lorsque l’association dispose d’un site internet, ces procédures sont rendues accessibles à ceux qui ont le droit de participer à l’assemblée générale sur le site internet de l’association.

Les membres du bureau de l’assemblée générale ne peuvent toutefois pas participer à l’assemblée générale par voie électronique.

8. Tout membre a la possibilité de voter à distance avant l’assemblée générale sous forme électronique, selon les modalités déterminées par le conseil d’administration.

La qualité de membre et l’identité de la personne désireuse de voter à distance avant l’assemblée sont contrôlées et garanties par les modalités définies par l’organe d’administration.

9. Sauf dans les cas prévus par les présents statuts, les décisions sont prises à la majorité des voix, quel que soit le nombre de membres représentés à l’assemblée générale.

Article 23. Assemblée générale écrite

Les membres peuvent, à l’unanimité et par écrit, prendre toutes les décisions qui relèvent des pouvoirs de l’assemblée générale, à l’exception de celles relatives à une modification de statuts. Dans ce cas, les formalités de convocation ne doivent pas être accomplies. Les membres de l’organe d’administration et, le cas échéant, le commissaire, peuvent, à leur demande, prendre connaissance de ces décisions.

Article 24. Procès-verbaux

1^er. Les décisions de l’assemblée générale sont rédigées dans un procès-verbal et consignées dans un registre numérique des procès-verbaux (cloud sécurisé, signature électronique, PDF horodaté), signé par le président de l’association et un administrateur.
2. Une copie du procès-verbal est envoyée à chaque membre effectif par courrier électronique.

TITRE V : EXERCICE SOCIAL – FINANCEMENT – RÈGLEMENT D’ORDRE INTÉRIEUR

Article 25. Exercice social

L’exercice social commence le 1^er janvier et finit le 31 décembre de chaque année.

A cette dernière date, les écritures sociales sont arrêtées et l’organe d’administration établit les comptes annuels dont, après approbation par l’assemblée, il assure la publication, conformément à la loi.

Chaque année, l’organe d’administration établit le budget de l’exercice suivant. L’assemblée générale approuve le budget lors de son assemblée suivante.

Article 26. Ressources financières

Les ressources financières de l’Association se composent des éléments suivants :

Les cotisations des membres ;
Les ressources financières provenant d’activités économiques et lucratives exercées à titre accessoire, conformément aux présents statuts ;
Toute autre ressource légalement autorisée qui pourrait être versée ou accordée à l’Association.

Article 27. Règlement d’ordre intérieur

1^er. Un règlement d’ordre intérieur appelé communément règlement de gouvernance est adopté par le conseil d’administration afin de mettre en œuvre et de préciser les présents statuts, en vue de faciliter la gestion de l’Association.
2. Le règlement de gouvernance complète les statuts et est subordonné à ces derniers. En cas de contradiction entre le règlement et les statuts, ces derniers prévalent.

TITRE VI : DISSOLUTION – LIQUIDATION

Article 28. Dissolution

L’association peut être dissoute en tout temps, par décision de l’assemblée générale délibérant aux mêmes conditions que celles prévues pour les modifications aux statuts.

Les obligations de rapport le cas échéant applicables conformément au Code des sociétés et des associations seront respectées dans ce cadre.

Article 29. Liquidateurs

En cas de dissolution de l’association, pour quelque cause et à quelque moment que ce soit, les administrateurs en fonction sont désignés comme liquidateurs en vertu des présents statuts si aucun autre liquidateur n’aurait été désigné, sans préjudice de la faculté de l’assemblée générale de désigner un ou plusieurs liquidateurs et de déterminer leurs pouvoirs et émoluments.

Article 30. Affectation de l’actif net

En cas de dissolution et liquidation, l’assemblée générale extraordinaire statue sur l’affectation du patrimoine de l’association, lequel doit en toute hypothèse être affecté à un but désintéressé.

À défaut de décision de l’assemblée générale, les liquidateurs donnent au solde de la liquidation une affectation qui se rapproche autant que possible du but en vue duquel l’association a été constituée, et de préférence une association active dans le domaine de l’expérience patient.

Cette affectation est opérée après apurement de toutes les dettes, charges et frais de liquidation ou après consignation des montants nécessaires à cet effet.

TITRE VII : DISPOSITIONS DIVERSES

Article 31. Élection de domicile

Pour l’exécution des présents statuts, tout membre, administrateur, commissaire ou liquidateur domicilié à l’étranger, fait élection de domicile au siège où toutes communications, sommations, assignations, significations peuvent lui être valablement faites s’il n’a pas élu un autre domicile en Belgique vis-à-vis de l’association.

Article 32. Compétence judiciaire

Pour tout litige entre l’association, ses membres, administrateurs, commissaires et liquidateurs relatifs aux affaires de l’association et à l’exécution des présents statuts, compétence exclusive est attribuée aux tribunaux du siège, à moins que l’association n’y renonce expressément.

Article 33. Droit commun

Les dispositions du Code des sociétés et des associations auxquelles il ne serait pas licitement dérogé sont réputées inscrites dans les présents statuts et les clauses contraires aux dispositions impératives du Code des sociétés sont censées non écrites.

Article 34. Langue de travail

1^er. Les langues officielles de travail de l’Association sont le français et l’anglais.
2. La langue utilisée pour les documents officiels et les relations avec les autorités belges est le français.
3. En cas de litiges relatifs aux statuts et au règlement de gouvernance, la version officielle publiée en français doit prévaloir. À l’égard des tiers, seule la version officielle publiée en français fait foi.

Le Notaire instrumentant rappelle que, conformément à l’article 14 :49 du Code des Sociétés et des Associations, la présente transformation en association internationale sans but lucratif, en ce compris la modification du but désintéressé qu’elle poursuit et des activités que constituent son objet, doit préalablement être approuvée par le Roi. À cette fin, le Notaire instrumentant communiquera au Service Public Fédéral Justice l’acte modificatif des statuts de l’association avec la demande d’approbation de ceux-ci.

La transformation n’est opposable aux tiers qu’à compter du jour de sa publication aux annexes du Moniteur Belge après dépôt au Greffe du Tribunal de l’Entreprise de l’arrondissement dans lequel se trouve le siège de l’association.

Vote : cette résolution est adoptée à l’unanimité.

Sixième résolution : Adresse du siège

L’assemblée générale déclare que l’adresse du siège est située à : 1050 Ixelles, rue Washington 40.

Vote : cette résolution est adoptée à l’unanimité

Septième résolution :

[SOIT]

Maintien du mandat des administrateurs en fonction

L’assemblée générale décide de maintenir, pour une durée $, le mandat des administrateurs en fonction, à savoir : $, ici présent et qui accepte $ ici représenté par $ et qui accepte.

Son mandat est exercé à titre $gratuit $onéreux sauf décision contraire de l’assemblée générale.

Vote : cette résolution est adoptée à l’unanimité

[SOIT]

Démissions et nominations

L’assemblée générale décide de mettre fin à la fonction du/des administrateurs actuel(s), mentionné(s) ci-après :

(Soit décharge immédiate) L’assemblée générale donne décharge complète et entière au(x) administrateur démissionnaire(s) pour l’exécution de son/leur mandat.

(Soit décharge à l’assemblée annuelle) L’assemblée générale décidera à la prochaine assemblée générale ordinaire sur la décharge au(x) administrateur(s) démissionnaire pour l’exécution de son/leur mandat.

L’assemblée décide de fixer le nombre d’administrateurs à $.

$Sont $Est appelé(s) aux fonctions d’administrateur non statutaire pour une durée $ :

– $, ici présent et qui accepte.

– $, ici représenté par $ et qui accepte.

$Son $Leur mandat est gratuit # rémunéré comme suit : …

Vote : cette résolution est adoptée à l’unanimité

Huitième résolution : Pouvoirs

L’assemblée générale confère tout pouvoirs aux administrateurs pour l’exécution des décisions qui précèdent et au notaire soussigné afin d’établir et de signer la coordination des statuts et d’assurer son dépôt au dossier de l’association.

Tous pouvoirs, avec faculté de subdéléguer, sont conférés à la société $ afin d’assurer la modification de l’inscription de l’association auprès de la Banque Carrefour des Entreprises.

Vote : cette résolution est adoptée à l’unanimité.

L’ordre du jour étant épuisé, l’assemblée est levée à $.

FRAIS

Le Président déclare que le montant des frais, dépenses, rémunérations ou charges, sous quelque forme que ce soit, qui incombent à l’association ou qui sont mis à sa charge en raison de la modification des statuts s’élève à environ $.

DECLARATIONS FISCALES

Le Président déclare que la présente transformation se fait sous le bénéfice :

– de l’article 121 du Code des Droits d’Enregistrement

– des articles 211 et suivants du Code des Impôts sur les Revenus,

– des articles 11 et 18 § 3 du Code de la Taxe sur la Valeur Ajoutée.

DISPOSITIONS FINALES

Élection de domicile

Pour l’exécution des présentes, les parties font élection de domicile en leur domicile respectif susindiqué.

Confirmation d’identité – Certification d’état civil

Pour satisfaire aux dispositions de l’article 11 de la loi de Ventôse, le notaire instrumentant certifie les noms, prénoms lieu et date de naissance et domicile des parties-personnes physiques au moyen d’un extrait du registre national et de la carte d’identité ou passeport.

Le notaire instrumentant déclare avoir vérifié la dénomination, la forme juridique, la date de l’acte constitutif, le siège social ou statutaire, ainsi que le numéro d’identification à la taxe sur la valeur ajoutée de la personne morale comparaissant aux présentes.

DROIT D’ECRITURE

Le droit s’élève à cent euros (€ 100,00) et sera payé sur déclaration du notaire soussigné.

DONT PROCÈS-VERBAL

De tout quoi, le notaire soussigné a dressé le présent procès-verbal.

Fait et passé lieu et date que dessus.

Le(s) membre(s) et le(s) administrateur(s) présents ou représentés nous déclarent qu’ils ont pris connaissance du projet du présent acte préalablement aux présentes dans un délai qui leur a été suffisant pour l’examiner utilement.

Et après lecture commentée, intégrale en ce qui concerne les parties de l’acte visées à cet égard par la loi, et partiellement des autres dispositions, les membres du bureau, ainsi que les membres et les administrateurs qui le souhaitent, ont signé ainsi que Nous, Notaire.

Gouvernance Internationale de SPX

Statuts officiels et cadre de gouvernance Association internationale à but non lucratif

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Association internationale à but non lucratif