Article 1 : Objet

L’ASBL Shared Patient eXperience (SPX) souhaite rassembler les organisations qui font la promotion de l’expérience patient pour échanger des connaissances et des bonnes pratiques sur cette thématique.

Les SPX Awards 2023 récompensent les meilleures initiatives inspirantes et les idées innovantes qui peuvent contribuer à un niveau plus élevé d’expérience patient à plus grande échelle pour toutes les organisations. Chaque projet mis à l’honneur doit significativement améliorer l’expérience des patients dans une organisation.

Article 2 : Organisation

Les SPX Awards sont organisés à l’initiative de Shared Patient eXperience asbl, dont le siège social est établi en Belgique, à 4180 Hamoir, Rue de la Tour, 13.

L’organisation et la remise de ces prix pourront être interrompues, retardées ou annulées par les organisateurs si les circonstances l’exigent et/ou en cas de force majeure.

Article 3 : Participants

Peut soumettre une initiative aux SPX Awards, toute organisation, reprise dans une des catégories ci-dessous, qui a lancé une initiative pour promouvoir l’expérience du patient, à l’exception des gagnants de l’année précédente qui ne peuvent pas soumettre de projet lors de cet évènement.

Trois catégories ont été définies pour remporter les SPX Awards 2023 :

• Les hôpitaux
• Les institutions médico-sociales (maisons de repos, soins à domicile, écoles de santé…)
• Les start-ups du secteur de la santé

Article 4 : Conditions de participation

Le projet est une initiative de l’organisation même, existe toujours, et dans laquelle l’accent est mis sur la perception du patient et/ou de l’accompagnant.

Une même organisation peut soumettre plusieurs projets si elle le souhaite. Dans ce cas, l’organisation participante devra remplir un formulaire pour chaque projet envoyé.

Un projet ayant été nominé lors de l’une des éditions précédentes mais n’ayant pas été élu peut à nouveau se représenter dans le cas où il a évolué de manière notable depuis sa dernière candidature et s’il répond aux critères de sélection.

Les candidats présélectionnés s’engagent à soumettre avant le 30/03/2023 une courte vidéo de maximum 1 minute dans un format simple résumant concrètement leur initiative en anglais ou sous-titrée en anglais. La liste des initiatives présélectionnées sera annoncée le 03/03/2023.

L’initiateur donne à SPX le droit de diffuser la vidéo soumise via les canaux de communication (YouTube, réseaux sociaux, site web…) et il garantit avoir reçu un accord écrit des personnes représentées dans la vidéo.

S’ils sont nominés, les candidats acceptent que leur projet soit publié dans un document spécifique de l’association Shared Patient eXperience destiné au partage des bonnes pratiques.

S’ils sont nominés, les candidats s’engagent à être présents physiquement ou par visioconférence lors de la cérémonie de remise des prix qui se tiendra le 9 juin 2023.

Les candidats s’engagent à répondre aux éventuelles questions de la presse liées à cet évènement.

Les candidats s’engagent à communiquer au maximum l’initiative autour d’eux.

Les gagnants s’engagent à s’impliquer dans le partage de bonnes pratiques autour de leur projet. Ils acceptent d’accompagner les éventuelles personnes voulant développer une initiative similaire.

Article 5 : Modalités de participation

Le candidat doit se rendre sur la section « Awards » du site https://spexperience.org et compléter le formulaire mentionné avant le 22 février 2023 à 15h.

La date butoir de participation à l’appel à projets initialement communiquée est le 1^er février 2023 à minuit. En raison de l’élargissement des prix offerts, un délai supplémentaire sera accordé aux participants. La nouvelle date butoir de participation est le 22 février 2023 à 15h.

Langue de la candidature acceptée : néerlandais, français, anglais ou espagnol.

Article 6 : Procédure et Jury

Pour être élu gagnant, le projet devra être soumis à trois étapes de la procédure de sélection :

• Un premier vote d’un jury composé de quatre membres SPX qui présélectionnera au maximum 10 initiatives pour la prochaine étape sur base d’une grille d’évaluation précédemment établie.
• Ces initiatives présélectionnées seront soumises au vote du public.
• Un deuxième vote sera réalisé par un 2^ème jury (différent du 1^er jury) qui choisira le gagnant des SPX Awards pour chaque catégorie, parmi les présélectionnés et sur base d’une grille d’évaluation établie. Il y aura 1 jury distinct par catégorie. Les membres de ce 2^ème jury seront composés, pour chaque catégorie :  du gagnant l’année précédente et de 3 autres professionnels experts dans la catégorie, membres de l’association SPX ou impliqués dans l’expérience patient au sein de leur institution.

6.1. Jury 1

Les décisions sont prises après délibération et en tenant compte des critères de sélection repris dans la grille d’évaluation. Ces décisions sont sans recours et n’ont pas à être motivées.

Les membres du jury s’engagent à observer le secret des délibérations.

Les membres du jury s’engagent à n’être impliqués en aucune façon que ce soit à un projet participant.

La liste des initiatives retenues sera annoncée le 03/03/23.

6.2. Jury 2

Les décisions sont prises après délibération et en tenant compte des critères de sélection repris dans la grille d’évaluation. Ces décisions sont sans recours et n’ont pas à être motivées.

Les membres du jury s’engagent à observer le secret des délibérations.

Les membres du jury s’engagent à n’être impliqués en aucune façon que ce soit à un projet participant.

Les initiatives gagnantes seront annoncées le 09/06/23.

6.3 : Vote du public

Le public vote à partir du 1er avril 2023 (12pm GMT+2) jusqu’au 24 avril 2023 (12pm GMT+2) pour son projet favori dans chaque catégorie. Le vote du public est pris en compte dans le classement final des projets sélectionnés.

Réglementation des votes du public :

Un seul vote par personne est accepté. Les organisateurs se réservent le droit d’exclure un candidat en cas d’abus ou de tricherie.

L’organisateur se réserve le droit de modifier l’organisation, de suspendre ou de mettre fin au vote à tout moment et sans préavis en cas de force majeure ou de tout autre événement exceptionnel indépendant de sa volonté, notamment en cas de dysfonctionnement du réseau internet, d’un quelconque autre problème en liaison avec les réseaux de télécommunication, les ordinateurs, les fournisseurs internet et les serveurs, et ceci sans que les participants ou toute autre personne puisse prétendre à des dommages et intérêts.

L’organisateur se réserve le droit de ne pas comptabiliser les votes suspectés d’être frauduleux.

Sous réserve de leur faute grave ou intentionnelle, ni l’organisateur, ni son personnel, ni les tiers auxquels il a fait appel dans le cadre du vote ne peuvent être tenus responsables des dommages éventuels de quelque nature que ce soit qui surviendraient à l’occasion de la participation au vote ou découleraient de l’organisation du vote. Pas plus ne peuvent-ils voir leur responsabilité engagée en raison des modifications, suspensions et annulations mentionnées au point précédent.

L’organisateur ne peut en aucun cas être tenu responsable de la mauvaise rédaction ou indication des données fournies par les participants, aboutissant à une adresse électronique ou postale ou à un numéro de téléphone erroné ou inconnu des participants.

Un courriel sera adressé tant aux nominés qu’aux non-nominés à l’issue de la présélection.

Article 7 : Critères de sélection

7.1. Critères d’admission du dossier

• L’initiative promeut le PX
• L’initiative est toujours en place actuellement
• L’initiative porte sur des actions que l’institution a elle-même réalisées
• Le gagnant de l’année précédente ne peut pas participer

7.2. Critères pour la présélection des 10 nominés

Le jury de composition, sélectionnant les 10 projets présélectionnés, prendra en considération différents critères pour l’évaluation des projets nominés comme par exemple :

• L’initiative initie un dialogue ouvert/stimule un changement culturel
• L’initiative est innovante en ce sens qu’elle montre une réelle réflexion et/ou un re-design des processus actuels et utilise des nouvelles technologies
• L’initiative répond aux besoins actuels du patient/accompagnant
• L’initiative peut soumettre des résultats concrets et mesurables
• …

7.3. Critères sélection finale

Différents critères repris dans la présélection ainsi que d’autres en fonction de la catégorie :

• L’initiative montre, par une analyse de résultats, la plus-value
• L’initiative qui a remporté le plus de voix du jury public obtiendra 5 points supplémentaires à sa note finale
• …

SPX peut contacter l’initiateur pour plus de précisions si nécessaire.

Article 8 : Remise des prix

L’annonce des gagnants aura lieu le 9 juin 2023. Les lauréats seront mis à l’honneur à l’échelle internationale pendant un an en tant qu’organisation de l’année orientée expérience patient.

Le montant total des prix (15.000€) sera distribué équitablement entre les gagnants.

Un chèque de 5.000€ sera remis au gagnant de chaque catégorie.

Tous les canaux de communication disponibles (y compris la presse générale et professionnelle, la newsletter / le site web / les réseaux sociaux SPX / le webinaire international) seront utilisés à cet effet.

Article 9 : Gestion des données à caractère personnel

9.1. L’organisateur traite les données personnelles transmises dans le cadre de l’action conformément à la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel et à la loi du 13 juin 2005 relative aux communications électroniques.

9.2. Les données à caractère personnel des participants sont traitées, conformément au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données), aux fins du bon déroulement de l’action, et en particulier afin d’entrer en contact avec les participants.

9.3. Les participants ont un droit d’accès et un droit de rectification relatifs à ces données, et le cas échéant un droit d’opposition à leur utilisation à des fins de marketing direct. A cette fin, il suffit au participant d’adresser un courriel à [email protected] ou de se désabonner des newsletters reçues.

9.4. L’organisateur prendra toutes les précautions nécessaires pour garder les données secrètes. En confirmant l’envoi de ses données personnelles, le participant reconnaît toutefois que l’envoi de ces données par internet n’est jamais sans risque.

9.5. En cas de sélection et de participation à la cérémonie de remise des prix, des photos seront prises lors de l’événement. Si vous ne souhaitez pas être photographié, faites-le savoir à [email protected].

Article 10 : Acceptation du règlement

Les décisions prises à tous les niveaux de sélection sont sans appel.

Les organisateurs déclinent toute responsabilité en cas de litige lié à un droit de propriété intellectuelle ou industrielle eu égard aux engagements pris par les candidats.

La participation aux « SPX Awards » vaut acceptation du présent règlement.