ACTIVITÉS

SPX AWARDS 2022

Règlement

Article 1 : Objet

L’ASBL Shared Patient eXperience (SPX) souhaite rassembler les institutions de santé d’Europe pour échanger des connaissances et des bonnes pratiques.

Le SPX Award 2022 rassemble les meilleures initiatives inspirantes et les idées innovantes qui peuvent contribuer à un niveau plus élevé d’expérience patient pour nous tous. Chaque projet mis à l’honneur doit significativement améliorer l’expérience des patients dans une institution ou plus globalement.

Un seul gagnant est choisi chaque année.

Article 2 : Organisation

Les SPX Awards sont organisés à l’initiative de Shared Patient eXperience asbl, dont le siège social est établi Rue de la Tour 13 4180 Hamoir (Belgique).

L’organisation et la remise de ces prix pourront être interrompues, retardées ou annulées par les organisateurs si les circonstances l’exigent et/ou en cas de force majeure.

Article 3 : Participants

Peut soumettre une initiative au SPX Award, toute organisation de santé européenne qui a lancé une initiative pour promouvoir l’expérience du patient, à l’exception des gagnants de l’année précédente qui ne peut pas soumettre de projet lors de cet évènement.

Article 4 : Conditions de participation

Le projet est une initiative de votre organisation de santé et existe toujours dans laquelle l’accent est mis sur l’expérience du patient et/ou de l’accompagnant.

Chaque institution de santé ne peut soumettre qu’un seul projet.

Un projet ayant été nominé lors de l’une des éditions précédentes mais n’ayant pas été élu peut à nouveau se représenter dans le cas où il évolué de manière notable depuis sa dernière candidature et s’il répond aux critères de sélection.

Les candidats présélectionnés s’engagent à soumettre avant le 31/03/2022 une courte vidéo de maximum 1min 30 dans un format simple résumant concrètement leur initiative. La liste des initiatives présélectionnées sera annoncée le 03/03/2022.

L’initiateur donne à SPX le droit de diffuser la vidéo soumise via les canaux de communication (YouTube, réseaux sociaux, site web…) et il garantit avoir reçu un accord écrit des personnes représentées dans la vidéo. La vidéo est présentée en anglais ou sous-titrée en anglais.

S’ils sont nominés, les candidats acceptent que leur projet soit publié dans un document spécifique de l’association Shared Patient Experience destinée au partage des bonnes pratiques.

S’ils sont nominés, les candidats s’engagent à être présents physiquement ou digitalement lors de la cérémonie de remise des prix qui se tiendra le 10 juin 2021, dans le cas où les mesures sanitaires le permettraient.

Le lieu de la cérémonie de remise des prix peut varier d’une année à l’autre.

Les candidats s’engagent à répondre aux éventuelles questions de la presse liées à leur participation à cet évènement.

Les candidats s’engagent à communiquer au maximum l’initiative autour d’eux.

Le gagnant s’engage à s’impliquer dans le partage de bonnes pratiques autour de leur projet. Ils acceptent d’accompagner les éventuelles personnes voulant développer une initiative similaire.

Article 5 : Modalités de participation

Le candidat doit se rendre sur le site https://spexperience.org/fr/spx-award-2022-fr/spx-award-2022-inscription-fr/ et compléter le formulaire mentionné avant le 15 février 2022 à minuit.

Langue de la candidature acceptée : néerlandais, français, anglais ou espagnol.

Article 6 : Procédure et Jury

Pour être élu gagnant dans sa catégorie, le projet devra être soumis à trois étapes de la procédure de sélection :

1) Un premier vote d’un jury composé de quatre membres SPX qui présélectionnera 10 initiatives pour la prochaine étape sur base d’une grille d’évaluation précédemment établie.

2) Ces 10 initiatives seront soumises au vote du public.

3) Un deuxième vote d’un jury de professionnels composé du gagnant de l’année précédente et de 3 autres professionnels membres de l’association SPX, différents des membres du premier jury (« Jury 1 »), choisira le gagnant du SPX Award parmi les 10 présélectionnés sur base d’une grille d’évaluation précédemment établie.

6.1. Jury 1

Les décisions sont prises après délibération et en tenant compte des critères de sélection repris dans la grille d’évaluation. Ces décisions sont sans recours et n’ont pas à être motivées.

Les membres du jury s’engagent à observer le secret des délibérations.

Les membres du jury s’engagent à n’être impliqués en aucune façon que ce soit à l’évaluation de leur propre projet.

La liste des initiatives retenues sera annoncée le 03/03/22.

6.2. Jury 2

Les membres du jury s’engagent à observer le secret des délibérations.

Les membres du jury s’engagent à n’être impliqués en aucune façon que ce soit à l’évaluation de leur propre projet.

L’initiative gagnante sera annoncée le 10/06/22.

6.3 : Vote du public

Le public vote du 01/04/22 au 30/04/22 pour son projet favori. Le vote du public est pris en compte dans le classement final des projets sélectionnés.

Réglementation des votes du public :

Un seul vote par personne est accepté. Les organisateurs se réservent le droit d’exclure un candidat en cas d’abus ou de tricherie.
L’Organisateur se réserve le droit de modifier l’organisation, de suspendre ou de mettre fin au vote à tout moment et sans préavis en cas de force majeure ou de tout autre événement exceptionnel indépendant de sa volonté, notamment en cas de dysfonctionnement du réseau Internet, d’un quelconque autre problème en liaison avec les réseaux de télécommunication, les ordinateurs, les fournisseurs Internet et les serveurs, et ceci sans que les participants ou toute autre personne puisse prétendre à des dommages et intérêts.
L’Organisateur se réserve le droit de ne pas comptabiliser les votes suspectés d’être frauduleux (ex : l’utilisation d’une même adresse IP pour un nombre suspect de votes pour un même projet).
Sous réserve de leur faute grave ou intentionnelle, ni l’organisateur, ni son personnel, ni les tiers auxquels il est fait appel dans le cadre du vote ne peuvent être tenus responsables des dommages éventuels de quelque nature que ce soit qui surviendraient à l’occasion de la participation au vote ou découleraient de l’organisation du vote. Pas plus ne peuvent-ils voir leur responsabilité engagée en raison des modifications, suspensions et annulations mentionnées au point précédent.
L’organisateur ne peut en aucun cas être tenu responsable de la mauvaise rédaction ou indication des données fournies par les participants, aboutissant à une adresse email ou postale ou à un numéro de téléphone erroné ou inconnu des participants.

Un email sera adressé tant aux nominés qu’aux non-nominés à l’issue de la présélection.

Article 7 : Critères de sélection

7.1. Critères d’admission du dossier

L’initiative promeut le PX
L’initiative est toujours en place actuellement
L’initiative porte sur des actions que l’institution a elle-même réalisées
Le gagnant de l’année précédente ne peut pas participer
Un seul dossier par établissement dans les 10 présélections

7.2. Critères pour la présélection des 10 nominés

Le jury de composition, sélectionnant les 10 projets présélectionnés prendra en considération les critères suivants pour l’évaluation des projets nominés :

L’initiative implique une collaboration multidisciplinaire
L’initiative est soutenue par la direction de l’institution
L’initiative initie un dialogue ouvert/stimule un changement culturel
L’initiative est innovante en ce sens qu’elle montre une réelle réflexion et/ou un re-design des processus actuels et utilise des nouvelles technologies ou qu’elle montre une innovation sociale.
L’initiative répond aux besoins actuels du patient/accompagnant
L’initiative peut être facilement applicable dans d’autres établissements de santé
L’initiative peut soumettre des résultats concrets et mesurables

7.3. Critères sélection finale

Les critères repris dans la présélection ainsi que :

L’initiative montre, par une analyse de résultats, la plus-value
L’initiative a remporté le plus de voix du jury public

SPX peut contacter l’initiateur pour plus de précisions si nécessaire.

Article 8 : Remise des prix

L’annonce des gagnants aura lieu le 10/06/22. Les lauréats seront mis à l’honneur à l’échelle internationale pendant un an en tant qu’organisation de l’année orientée expérience patient.

La Fondation de l’UZ Brussels octroiera un prix de 5000€ au gagnant qui respectera le présent règlement.

Tous les canaux de communication disponibles (y compris la presse générale et professionnelle, la newsletter / le site web / les réseaux sociaux SPX / le webinaire international) seront utilisés à cet effet.

Article 9 : Gestion des données à caractère personnel

9.1. L’Organisateur traite les données personnelles transmises dans le cadre de l’Action conformément à la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel et à la loi du 13 juin 2005 relative aux communications électroniques.

9.2. Les données à caractère personnel des Participants sont traitées, conformément au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données), aux fins du bon déroulement de l’Action, et en particulier afin d’entrer en contact avec les Participants.

Elles peuvent également être reprises dans une base de données afin d’être réutilisées à des fins commerciales et publicitaires par des partenaires ou tiers impliqués dans le cadre de l’Action ou par l’Organisateur lui-même si l’accord est donné lors de l’inscription.

9.3. Les Participants ont un droit d’accès et un droit de rectification relatifs à ces données, et le cas échéant un droit d’opposition à leur utilisation à des fins de marketing direct. A cette fin, il suffit au participant d’adresser un email à [email protected] ou de se désabonner des newsletters reçues.

9.4. L’Organisateur prendra toutes les précautions nécessaires pour garder les données secrètes. En confirmant l’envoi de ses données personnelles, le participant reconnaît toutefois que l’envoi de ces données par internet n’est jamais sans risque.

9.5. En cas de sélection et de participation à la cérémonie de remise des prix, des photos seront prises lors de l’événement. Si vous ne souhaitez pas être photographié, faites-le savoir à [email protected].

Article 10 : Acceptation du règlement

Les décisions prises à tous les niveaux de sélection sont sans appel.

Les organisateurs déclinent toute responsabilité en cas de litige lié à un droit de propriété intellectuelle ou industrielle eu égard aux engagements pris par les candidats.

La participation aux « SPX Awards » vaut acceptation du présent règlement