SPX AWARDS 2022

Artikel 1 : Definitie

De vzw Shared Patient eXperience (SPX) wenst Europese gezondheidsinstellingen samen te brengen met als doel kennis en goede praktijken uit te wisselen.

De SPX Award verzamelt de meest inspirerende initiatieven en innovatieve ideeën die kunnen bijdragen aan een hoger niveau van patiëntenbeleving voor iedereen. Elk geselecteerd project dient op significante manier bij te dragen aan de verbetering van de patiëntenbeleving, hetzij in een instelling hetzij in een ruimer kader. Elk jaar wordt 1 winnaar uitverkoren.

Artikel 2 : Organisatie

De SPX Award wordt georganiseerd op initiatief van de vzw Shared Patient eXperience, met maatschappelijke zetel te 4180 Hamoir, Rue de la Tour 13.

De organisatie en uitreiking van de prijzen kunnen door de organisatoren worden onderbroken, uitgesteld of geannuleerd indien de omstandigheden dit vereisen en/of in geval van overmacht.

Artikel 3 : Deelnemers

Elke Europese gezondheidsinstelling die een initiatief heeft ondernomen om de patiëntenbeleving te bevorderen, kan deelnemen. Enkel de winnaar van het voorgaande jaar, kan geen project indienen voor dit evenement.

Artikel 4 : Voorwaarden voor deelname

Het project is een initiatief van de eigen gezondheidsinstelling en loopt nog steeds. Het accent in het project ligt op de ervaring van de patiënt en/of zijn mantelzorger.

Elke instelling mag maximum 1 project indienen.

Een project dat werd genomineerd in een van de vorige edities, maar dat niet werd verkozen, mag opnieuw worden ingediend op voorwaarde dat het een merkbare evolutie heeft doorgemaakt sinds de eerste indiening en indien het voldoet aan de voorwaarden voor deelname.

De kandidaten die tot de preselectie behoren (genomineerden), verbinden zich ertoe om voor 31/03/2022 een korte video van maximum 1min30 in te dienen, in een eenvoudig format en waarin hun initiatief op concrete wijze wordt samengevat. De video is in het Engels gesproken of in het Engels ondertiteld. De lijst met genomineerden zal worden bekend gemaakt op 03/03/2022. De initiatiefnemer verleent aan SPX het recht om de ingediende video te verspreiden via verschillende communicatiekanalen (YouTube, sociale media, website…) en staat daarbij garant voor de schriftelijke toestemming van de personen die in de video worden weergegeven.

De genomineerde kandidaten aanvaarden dat hun project in een publicatie van de vereniging Shared Patient Experience wordt gepubliceerd dat specifiek tot doel heeft om goede praktijken te delen.

Genomineerde kandidaten engageren zich om hetzij fysiek, hetzij digitaal aanwezig te zijn op de prijsuitreiking die plaats zal hebben op 10 juni 2022, voor zover de sanitaire maatregelen dit toestaan. De locatie van de prijsuitreiking kan verschillen van jaar tot jaar.

De kandidaten engageren zich om te antwoorden op eventuele vragen van de pers, verbonden aan hun deelname aan dit evenement.

De kandidaten engageren zich om in hun omgeving zoveel mogelijk te communiceren over het initiatief.

De winnaar engageert zich om mee te werken aan het delen van zijn good practices en gaat ermee akkoord eventuele personen die een gelijkaardig initiatief willen ontwikkelen, verder te willen informeren.

Artikel 5 : Modaliteiten voor deelname

De kandidaat surft naar de website https://spexperience.org/nl/spx-award-2022-inschrijving-nl/ en vult het inschrijvingsformulier in voor 15 februari 2022 om middernacht.

Kandidaturen worden aanvaard in volgende talen: Nederlands, Frans, Engels of Spaans.

Artikel 6 : Procedure en jury

Om als winnaar te worden uitgeroepen, zal het project worden onderworpen aan drie stappen in de selectieprocedure:

1) Een eerste stemming door een jury (jury 1) die is samengesteld uit vier leden van SPX en die op basis van een voorafgaandelijk opgemaakt evaluatieschema 10 initiatieven zal nomineren voor de volgende stap.

2) Een stemming door het publiek, dat de 10 initiatieven beoordeelt.

3) Een tweede jury van professionals (jury 2), samengesteld uit de winnaar van het voorgaande jaar en 3 andere professionele leden van SPX, verschillend van de leden uit de eerste jury (« Jury 1 »). Deze jury zal de winnaar kiezen uit de 10 genomineerden, op basis van een voorafgaandelijk opgemaakt evaluatieschema.

6.1. Jury 1

De beslissingen worden genomen na deliberatie en rekening houdend met de selectiecriteria die worden hernomen in het evaluatieschema. Tegen de beslissingen kan geen beroep worden aangetekend. Zij hoeven ook niet te worden gemotiveerd.

De leden van de jury verbinden zich ertoe het geheim van de deliberaties te respecteren.

De leden van de jury verbinden zich ertoe op geen enkele wijze betrokken te zijn bij de beoordeling van hun eigen project.

De lijst met weerhouden initiatieven zal worden bekend gemaakt op 03/03/22.

6.2. Jury 2

De beslissingen worden genomen na deliberatie en rekening houdend met de selectiecriteria die worden hernomen in het evaluatieschema. Tegen de beslissingen kan geen beroep worden aangetekend. Zij hoeven ook niet te worden gemotiveerd.
De leden van de jury verbinden zich ertoe het geheim van de deliberaties te respecteren.

De leden van de jury verbinden zich ertoe op geen enkele wijze betrokken te zijn bij de beoordeling van hun eigen project.

Het winnende initiatief zal worden bekend gemaakt op 10/06/2022.

6.3. Publieksstemming

Het publiek stemt van 01/04/22 tot 30/04/22 op het project van zijn voorkeur. De publieksstemming wordt in rekening genomen voor het eindklassement van de genomineerde projecten.

Reglementering van de publieksstemming:

• Elke persoon kan een enkele stem uitbrengen. De organisatoren behouden zich het recht voor om een kandidaat uit te sluiten in geval van misbruik of bedrog.
• De organisator behoudt zich het recht voor om op elk moment en zonder voorafgaande verwittiging de organisatie van de stemming te wijzigen, te onderbreken of te beëindigen in geval van overmacht of elke andere uitzonderlijke gebeurtenis die onafhankelijk is van zijn wil, onder meer in het geval van slecht functioneren van het internetnetwerk, enig ander probleem in verband met telecommunicatienetwerken, computers, leveranciers van internet en servers, en dit zonder dat de deelnemers of welke andere persoon ook aanspraak kan maken op enige schadevergoeding, van welke aard ook.
• De organisator behoudt zich het recht voor om de stemmen waarvoor een vermoeden van fraude bestaat (bv : het gebruik van eenzelfde IP-adres voor een verdacht aantal stemmen voor eenzelfde project) niet mee te tellen.
• Onder voorbehoud van een zware of intentionele fout kunnen noch de organisator noch zijn personeel, noch de derden waarop hij een beroep doet in het kader van de stemming, verantwoordelijk worden gesteld voor eventuele schade van welke aard dan ook, die zou ontstaan naar aanleiding van deelname aan de stemming of die voortvloeit uit de organisatie van de stemming. Ook kan hij niet verantwoordelijk gesteld worden voor de gevolgen van wijzigingen, onderbrekingen en annuleringen, vermeld onder voorgaand punt.
• De organisator kan in geen geval verantwoordelijk worden gesteld voor de foute redactie of opgave van gegevens, verstrekt door de deelnemers, die resulteert in het gebruik van een verkeerd of onbekend e-mailadres, postadres of telefoonnummer van deze deelnemers.

Na afloop van de preselectie zal een e-mail worden verstuurd aan zowel de genomineerden als de niet-genomineerden.

Artikel 7 : Selectiecriteria

7.1. Toelatingscriteria voor het dossier

• Het initiatief bevordert de patient experience (PX)
• Het initiatief is nog steeds lopend
• Het initiatief heeft betrekking op acties die de instelling zelf heeft gerealiseerd
• De winnaar van het vorige jaar kan niet deelnemen
• Een enkel dossier per instelling

7.2. Criteria voor de preselectie van de 10 genomineerden

De jury die wordt samengesteld om de 10 projecten te nomineren, neemt de volgende criteria voor de evaluatie van de projecten in beschouwing :

• Het initiatief omhelst een multidisciplinaire samenwerking
• Het initiatief wordt ondersteund door de directie van de organisatie
• Het initiatief brengt een open dialoog op gang/stimuleert een cultuurverandering
• Het initiatief is vernieuwend in die zin dat het een daadwerkelijke reflectie en/of herontwerp toont van de huidige processen en dat er gebruikt wordt gemaakt van nieuwe technologieën of sociale innovatie.
• Het initiatief beantwoordt aan de huidige behoeften van de patiënt/mantelzorger.
• Het initiatief is gemakkelijk toepasbaar in andere gezondheidsinstellingen
• Het initiatief kan concrete en meetbare resultaten voorleggen

7.3. Criteria eindselectie

De criteria zoals hernomen in de preselectie, aangevuld met:

• Het initiatief toont zijn meerwaarde aan de hand van een analyse van de resultaten
• Het initiatief heeft de meeste publieksstemmen opgeleverd

Indien nodig kan SPX de initiatiefnemer contacteren om meer verduidelijking te geven.

Artikel 8 : Prijsuitreiking

De bekendmaking van de winnaar zal plaats hebben op 10/06/22. De laureaten zullen op internationaal niveau gedurende een jaar in de kijker worden gezet als organisatie met focus op patiëntenbeleving.

De Stichting van het UZ Brussel zal een prijs van 5000€ toekennen aan de winnaar, op voorwaarde dat deze de engagementen zoals vermeld in dit reglement naleeft.
Alle beschikbare communicatiekanalen (met inbegrip van algemene en vakpers, newsletter/website/sociale netwerken van SPX/internationaal webinar) zullen hiertoe worden ingezet.

Artikel 9 : Het beheer van persoonlijke gegevens

9.1. De organisator behandelt de persoonsgegevens die worden overgemaakt in het kader van de Actie conform de Wet van 8 december 1992 betreffende de bescherming van de persoonlijke levenssfeer met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en de Wet van 13 juni 2005 betreffende elektronische communicatie.

9.2. De persoonsgegevens van de deelnemers worden behandeld conform de EU-Verordening nr. 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en houdende de intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene gegevensbeschermingsverordening), met het oog op een soepel verloop van de actie, en in het bijzonder de contactname van de deelnemers.
Zij kunnen, indien zij hiertoe akkoord geven bij inschrijving, ook hernomen worden in een gegevensbestand met het doel om opnieuw gebruikt te worden voor commerciële en publicitaire doeleinden door partners of derden die betrokken zijn in het kader van de Actie of door de Organisator organisator zelf.

9.3. De deelnemers hebben het recht op toegang en verbetering van deze gegevens, en in voorkomend geval het recht van bezwaar voor het gebruik van de gegevens voor direct marketing-doeleinden. Daartoe volstaat het dat de deelnemer mailt naar [email protected] om zich te uit te schrijven voor de ontvangen nieuwsbrieven.

9.4. De organisator zal alle nodige voorzorgen treffen om de gegevens geheim te houden. Door de bevestiging van het verzenden van zijn persoonsgegevens erkent de deelnemer echter dat het versturen van deze gegevens via internet nooit risicoloos is.

9.5. In geval van selectie en deelname aan de prijsuitreiking, , zullen foto’s worden gemaakt van het evenement. Indien de deelnemer niet wenst gefotografeerd te worden, kan dat via e-mail naar [email protected].

Artikel 10 : Aanvaarding van het reglement

Er kan geen beroep aangetekend worden tegen de beslissingen op gelijk welk selectieniveau.

De organisatoren wijzen elke aansprakelijkheid af in geval van geschil op vlak van enig intellectueel of industrieel eigendomsrecht dat samenhangt met engagementen die door kandidaten werden aangegaan.

De deelname aan de « SPX Award » houdt de aanvaarding van onderhavig reglement in.